CÓMO ACABAR CON LAS REUNIONITIS EN 5 MINUTOS

11 diciembre, 2018 / 2 Comentarios

En nuestra empresa pasamos mucho tiempo reunidos. Esto puede ser bueno o puede ser malo. Todo depende de cómo se gestione cada reunión. No voy a hablar de cómo se hace una reunión, convocatoria, coordinador, acta, puntualidad….ya que hay mucha documentación por ahí. Simplemente voy a comentar lo que he aprendido y cosas que hemos implantado o realizado en alguna ocasión y creo que son útiles:

• Acabamos de modificar nuestras salas de reunión para que estas sucedan de pie y en torno a una pizarra Veleda o a la pantalla donde se proyecta. El objetivo es claro; construimos alrededor de la pizarra, es decir, todos nos centramos, nadie se nos distrae con el móvil o pintando en el cuaderno, y la reunión dura lo que tiene que durar, ya que las piernas dan señales de cansancio a medida que pasa el tiempo.

• Por si alguno me considera despiadado, he puesto una mesa de apoyo (para estar de pie) en un lateral que se mueve al centro en caso de necesidad. Embarazadas y lesionados pueden llevar silla.

• Para poder apuntar he hecho una carpetas que hemos repartido a todo el personal que suele tener reuniones:

• Si la reunión puede realizarse en un sitio donde haya corriente o haga frío, mejor. Se hablará sólo de lo que se tiene que hablar, se irá al grano. Todo el mundo está deseando que termine :-).
• Convoca a horas raras. Nadie se olvida de la reunión que tiene a las 10h53.
• Cada reunión debe ir contra un objetivo concreto. Cuestiónate al final de la misma si se ha trabajado respecto al objetivo. Tengo en mente implantar en la Veleda lo siguiente:

• Cuando la reunión se desvía, hay que parar y aplazar el tema del que se está hablando para otro momento. Se anota el tema, las personas que deben tratarlo y se establece un encargado de convocar la reunión. Y nos volvemos a centrar.
• Si ves que la gente no ha preparado la reunión, para y suspéndela.

• En una ocasión convoque a todo el equipo directivo con el asunto “Reunión con Jon”. Cuando acudieron a la cita en el día convocado, les pregunté a qué habían venido y qué habían preparado. Seguido, di formación sobre cómo se debe hacer y preparar una reunión.

• Si alguien llega tarde (tarde es más de 59 segundos de la hora convocada), ha de echar 1€ a un cerdito- hucha.

• En dos ocasiones, dos personas llegaron 5 y 10 minutos tarde a una reunión. Me levante, me fui a la pizarra Veleda, he hice una estimación de coste con el tiempo que llevábamos esperando todas las personas que estábamos allí (siempre con salarios medios y más o menos).
• Los portátiles prohibidos. En nuestro caso en el 99% de las veces, ya que hay alguna excepción.
• Si hay mesa, los móviles al centro. Para ello, compré unas cajas en la que se depositan los móviles. Las cajas se llaman “Móvil Dick”. Me parece una falta de respeto que la gente consulte el móvil durante una reunión. Las personas somos monotarea (singletask). El cerebro no puede hacer dos cosas a la vez (salvo las tareas del cerebro reptiliano; respirar, conducir…). Hace una o hace otra. Por lo tanto, si una persona está con el móvil, no está concentrada en la reunión.

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